Votre entreprise déménage avec ses archives ?
Vous réalisez d’importants transferts de documents ?
Face à un déménagement d’archives un minimum d’organisation s’impose.
Voici quelques points clés à ne pas oublier.
Avant le déménagement
Il faut pouvoir répondre à toutes les questions concrètes :
* Où vont les archives ? En général, on connaît la réponse à cette question, mais il faut étudier les moyens d’accès au local en portant une attention particulière aux ruptures de charge (marches, escaliers) ;
* Quelle est la date du déménagement ? Il faut pouvoir mobiliser des moyens humains à la date prévue et pour la durée nécessaire ;
* Quel est le volume des archives ? Après avoir converti la masse en métrage linéaire (1 mètre de boîte ou de dossiers = 1 tablette de 1 mètre), il est indispensable de prévoir des rayonnages en quantité suffisante. N’oubliez pas que le volume des archives a tendance à croître et qu’il faut également prévoir des rayonnages vides ! Pensez également à comptabiliser les archives présentes dans les bureaux ;
* Faut-il déménager les rayonnages de l’ancien local vers le nouvel espace ?
* Quels sont les moyens humains et matériels ? Y-a-t-il un budget spécifique pour le déménagement ?
* Qui est le chef du projet ? L’archiviste, le responsable de la logistique ? Quel est le rôle de chacun des acteurs ?
Préparation du déménagement
Afin de ne déplacer que le volume strictement nécessaire, pratiquez au préalable autant d’éliminations d’archives que possible.
Si le lieu de destination comporte plusieurs salles, n’hésitez pas à adopter un code couleur pour indiquer aux déménageurs le futur emplacement des boîtes. Si le mobilier est déjà en place, vous pouvez indiquer aux déménageurs le futur emplacement précis des séries de boites.
Pendant le déménagement
Le matériel idéal, en cas de transport des archives dans un véhicule motorisé, est les armoires roulantes afin que le déchargement se fasse dans le bon ordre.
Soyez présent au départ et à l’arrivée du transporteur. Si le trajet est court entre le site de départ et le site d’arrivé et s’il y a plusieurs véhicules, il vous faudra deux agents de contrôle : l’un au départ et l’autre à l’arrivée.
Il est utile de prévoir un tableau des transferts, avec les emplacements de départ et d’arrivée des boîtes.
Après le déménagement
Il est primordial de dresser un récolement des archives, c'est-à-dire la liste des archives présentes et leur emplacement exact. C’est à ce stade qu’on repère des documents mal rangés, voire les documents manquants. Ce récolement permet aussi d’identifier les boîtes abîmées qui doivent être remplacées.
