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Comment organiser le déménagement d’une entreprise ?
Publié le 05.09.2022

déménagement de bureaux

Comment organiser le déménagement d’une entreprise ?

Trop grands, trop petits, mal agencés, difficiles d’accès, trop chers : pour optimiser son activité, une entreprise a parfois intérêt à intégrer de nouveaux locaux. Le transfert de son activité professionnelle sur un nouveau site demande une bonne organisation, pour assurer la continuité du service pendant la période de transition et que les collaborateurs prennent rapidement leurs marques. Comment organiser le déménagement d’une entreprise ? Nos conseils. 

Déménager son entreprise : une décision réfléchie et anticipée

Déménager une entreprise a de multiples incidences, d’ordres divers. Lorsqu’un tel changement est envisagé, toutes ces implications doivent être prises en compte. 

Les questions matérielles liées au changement de bureaux, d’entrepôt et/ou d’agence sont rapidement soulevées : quand faire ses cartons ; comment acheminer le matériel, les machines, les fournitures, faire un tri et classer des archives… 

Elles rejoignent le point crucial de l’organisation à mettre en place durant cette période, pour traiter les affaires courantes, gérer les commandes, etc. L’impact du déménagement sur les conditions de travail ne doit pas être minimisé. 

S’ouvre donc le volet RH. Les salariés et autres collaborateurs doivent être informés du déménagement. Le changement de lieu de travail peut avoir une incidence sur les contrats de travail, nécessitant parfois la signature d’un avenant. L’opération peut aussi perturber les moyens humains. Le facteur stress est non négligeable pendant un déménagement professionnel. 

Le domaine juridique transparaît donc aussi lors d’un déménagement d’entreprise. Y compris pour la résiliation/signature du bail, le transfert administratif, la publication d’une annonce légale pour le transfert du siège social d’une société… 

Ancien bail et nouveau local professionnel

La première étape d’un projet de déménagement est la recherche de nouveaux locaux. Elle s’effectue après avoir établi un point précis sur les besoins en la matière : superficie, accessibilité, agencement, secteur, prix de vente ou loyer, charges… 

Même avec l’accompagnement d’un agent immobilier spécialisé dans les locaux professionnels, faire du repérage des locaux disponibles et trouver l’opportunité à saisir peut prendre du temps.  

La signature du nouveau contrat de bail lance les démarches liées au déménagement. La date du déménagement peut être fixée, ainsi qu’un rétroplanning. 

Aussi, une démarche à engager très tôt est la résiliation du bail actuel. Un délai de préavis de 6 mois est à observer auprès de son bailleur pour restituer les anciens locaux. Il faut aussi vérifier que la période pour résilier est atteinte (tous les 3 ans en principe). 

Trouver un professionnel du déménagement

Quelle que soit sa taille, une entreprise a toujours beaucoup de matériel, de meubles, de fournitures à déménager. Même en ayant un service de moyens généraux interne, l’ampleur de la tâche est grande. Faire appel à une société de déménagement facilite grandement son organisation. 

Spécialistes du déménagement professionnel, ces sociétés délivrent de précieux conseils pour déménager son entreprise le plus sereinement possible.  

Leur check-list permet de ne rien oublier, de prioriser les choses, de savoir dans quel ordre procéder, étape après étape. 

Leur expérience et leur camion de déménagement permettent de transférer de gros volumes en un seul voyage, pour maximiser le temps, les déplacements, et la future installation.  

Cela permet aussi de pouvoir protéger le patrimoine de l’entreprise, avec une assurance déménagement.   

Il est conseillé de demander un devis détaillés auprès d’un déménageur pour évaluer le coût du déménagement de son entreprise et trouver son prestataire. 

Communiquer sur son déménagement 

Il est important de communiquer largement sur son déménagement. En premier lieu auprès des collaborateurs, directement impactés. Les prestataires et les fournisseurs ont aussi besoin d’être informés des nouvelles coordonnées de l’entreprise. Sans oublier les clients.  

Une fois l’installation finalisée, une inauguration des nouveaux locaux peut être organisée, pour célébrer une nouvelle page dans la vie de l’entreprise. 

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